Bewerbungsunterlagen aufbewahren: Wie lange ist erlaubt und wie sichern Sie gute Bewerber für später?
Ein Handwerksbetrieb aus der Region, rund 20 Mitarbeiter, kein einziges HR-Programm im Haus: Als kurzfristig ein Meister kündigte, drehte der Inhaber kurzerhand ein Video, stellte es auf Instagram und probierte einfach aus, was passiert. Das Video ging völlig unerwartet viral. Am Ende lagen rund 300 Bewerbungen auf dem Tisch.
Eine schöne Geschichte, bis sich die nächste Frage stellt: Was passiert mit den 299 Bewerbungen, die nicht zum Zug kommen? Wie lange dürfen Sie Bewerbungsunterlagen aufbewahren, wann müssen Sie sie löschen, und welche dürfen Sie für später behalten? Darum geht es in diesem Beitrag, ruhig und praxisnah, denn das Thema ist wichtig, aber gut lösbar.
Wie lange dürfen Sie Bewerbungsunterlagen aufbewahren?
Als praktischer Richtwert nach einer Absage gelten etwa sechs Monate. Der Grund liegt im Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz: Ein abgelehnter Bewerber kann mögliche Ansprüche innerhalb von zwei Monaten geltend machen (§ 15 AGG) und danach binnen drei Monaten Klage erheben (§ 61b ArbGG). Sechs Monate decken dieses Zeitfenster samt einem kleinen Puffer ab.
Solange ein Auswahlverfahren noch läuft, dürfen Sie die Unterlagen selbstverständlich behalten, hier besteht der Zweck ja fort. Erst wenn die Stelle besetzt und der Vorgang abgeschlossen ist, beginnt die Frist zu laufen. Die konkrete Frist sollte zum eigenen Prozess passen und im Zweifel datenschutzrechtlich geprüft werden.
Wann müssen Sie Bewerbungsunterlagen löschen?
Löschen müssen Sie, sobald der Zweck entfällt und keine Frist mehr entgegensteht, in der Regel also nach Ablauf der genannten sechs Monate. Das ergibt sich aus dem Grundsatz der Datenminimierung und Zweckbindung (Art. 5 DSGVO, § 26 BDSG): Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie sie für ihren Zweck gebraucht werden.
Löschen heißt dabei vollständig: Papierunterlagen vernichten, Dateien und E-Mails mit Anhängen entfernen, auch die Kopie im Postfach der Geschäftsführung.
Bewerber für später vormerken: Wann ist ein Talentpool sinnvoll?
Praxistipp: Wer Bewerber für spätere Stellen vormerken möchte, sollte die Einwilligung nachvollziehbar einholen und den Widerruf einfach ermöglichen.
Eine längere Speicherung kann möglich sein, aber nur, wenn der Bewerber ausdrücklich einwilligt. Diese Einwilligung muss freiwillig sein, dokumentiert werden und jederzeit widerrufbar bleiben. Wichtig ist also nicht nur die Einwilligung selbst, sondern auch ein einfacher Weg, sie später wieder zu widerrufen. Dann dürfen Sie gute Unterlagen in einen Talentpool aufnehmen und später erneut auf den Kandidaten zugehen.
Für kleine Unternehmen ist ein Talentpool besonders interessant, wenn sie regelmäßig ähnliche Stellen besetzen müssen, zum Beispiel Elektriker, Monteure, Pflegekräfte, Fahrer, Kfz-Mechatroniker oder Steuerfachangestellte. Wer einmal 300 Bewerbungen bekommen hat, möchte die guten darunter nicht in einem Jahr erneut suchen müssen.
Die häufigste Falle: „Behalten wir einfach mal”
Der häufigste Fehler ist gut gemeint: Eine vielversprechende Bewerbung wird „auf Verdacht” aufbewahrt, falls sich später etwas ergibt, ohne dass der Bewerber davon weiß oder zugestimmt hat. Genau das verstößt gegen die Zweckbindung.
Kein Grund zur Panik, aber leicht vermeidbar. Es geht nicht darum, ängstlich jede Unterlage sofort zu vernichten, sondern darum, drei Dinge bewusst zu regeln: Zweck, Dauer und Einwilligung.
Wie regeln Sie Aufbewahrung und Einwilligung praktisch?
Für Zweck und Dauer hilft eine klare interne Regel: Wofür speichern wir Bewerbungsunterlagen und wann löschen wir sie wieder?
Der Punkt, an dem es in der Praxis oft hakt, ist die Einwilligung für eine spätere Kontaktaufnahme. Sie sollte nachvollziehbar eingeholt, dokumentiert und widerrufbar sein.
Für kleine Betriebe braucht es dafür nicht gleich ein Bewerbermanagementsystem. Entscheidend ist ein einfacher Ablauf, der im Alltag funktioniert.
Genau dafür wurde der Daten Manager entwickelt: als einfache Einwilligungsseite für kleine Unternehmen. Sie senden dem Bewerber einen Link, der Bewerber entscheidet selbst, ob und wie lange seine Unterlagen aufbewahrt werden dürfen und kann seine Einwilligung später wieder widerrufen.
Keine Installation. Keine große HR-Software. Kein Einrichtungspaket.
So wird aus einem unübersichtlichen Stapel Bewerbungen ein nachvollziehbarer Vorgang und aus guten Bewerbungen ein Talentpool, den Sie beim nächsten Mal wieder nutzen dürfen.
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Häufige Fragen
Wie lange darf man Bewerbungsunterlagen aufbewahren? Nach einer Absage gelten etwa sechs Monate als praktischer Richtwert. Diese Spanne deckt die Fristen für mögliche Ansprüche nach dem AGG ab.
Muss ich Bewerbungsunterlagen nach einer Absage löschen? Ja. Sobald der Zweck entfällt und keine Frist mehr entgegensteht, in der Regel nach rund sechs Monaten, sind die Unterlagen vollständig zu löschen.
Darf ich Bewerber in einen Talentpool aufnehmen? Ja, aber nur mit der ausdrücklichen, freiwilligen und widerrufbaren Einwilligung des Bewerbers. Diese sollte dokumentiert sein.
Brauche ich dafür eine HR-Software? Nein. Für eine saubere, dokumentierte Einwilligung genügt eine einfache Einwilligungsseite.
Kann ich Bewerber später erneut kontaktieren? Ja, wenn dafür eine passende Einwilligung vorliegt. Für eine spätere Kontaktaufnahme über das konkrete Bewerbungsverfahren hinaus sollte klar geregelt sein, wofür die Daten genutzt werden dürfen und wie lange sie gespeichert werden.
Was ist der Unterschied zwischen Aufbewahrung für die Bewerbung und Talentpool? Bei der konkreten Bewerbung geht es um das laufende oder abgeschlossene Auswahlverfahren. Beim Talentpool geht es darum, Bewerber für künftig passende Stellen vormerken zu dürfen. Dafür ist eine separate, freiwillige und widerrufbare Einwilligung sinnvoll und auch sie sollte nicht unbegrenzt erfolgen.
Dieser Beitrag bietet eine praxisnahe Orientierung für Unternehmen und Betriebe und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.