Einarbeitungsplan erstellen: die wichtigsten Fragen für die ersten 90 Tage
Einarbeitung scheitert selten daran, dass niemand nett war. Sie scheitert daran, dass niemand zuständig war.
Ein Einarbeitungsplan ist kein dickes Dokument, das man einmal schreibt und dann ablegt. Er ist ein Werkzeug, das Orientierung gibt: Ihnen, den Kollegen, die einarbeiten, und vor allem dem Menschen, der neu ist. In dreißig Jahren Personalsuche habe ich mehr Besetzungen an einer schlechten Einarbeitung scheitern sehen als an einer schlechten Auswahl. Die gute Nachricht: einen brauchbaren Plan zu bauen ist keine große Sache. Man muss nur die richtigen Fragen der Reihe nach stellen. Wie das geht, zeige ich hier. Das ganze Vorgehen mit ausgefüllten Beispielplänen und fertigen Vorlagen steht in meinem Leitfaden zum Einarbeitungsplan.
Ein Plan ist eine Zeitachse, kein Ordner
Die meisten denken bei Einarbeitung an einen Stapel Unterlagen, den der Neue am ersten Tag in die Hand gedrückt bekommt. Das ist eher das Gegenteil eines Plans. Einarbeitung ist kein Ereignis an einem Montagmorgen, sie ist ein Verlauf. Deshalb folgt ein guter Plan der Zeit und nicht der Aktenlage.
Sechs Phasen tragen ihn. Vor dem ersten Arbeitstag wird das Unternehmen vorbereitet, nicht der Mensch. An Tag 1 geht es nicht ums Leisten, sondern ums Ankommen. In der ersten Woche wird gezeigt, geübt und zum ersten Mal selbst gemacht. Zwischen Tag 8 und 30 übernimmt die neue Person erste eigene Aufgaben. Zwischen 31 und 60 zeigt sich, ob es trägt. Und zwischen 61 und 90 fällt die Entscheidung, ob die Einstellung die richtige war.
Wer diese Achse einmal vor sich hat, merkt schnell: Das meiste, was schiefgeht, geht nicht schief, weil jemand faul war. Es geht schief, weil eine Phase übersprungen wurde.
Neben jede Aufgabe gehört ein Name
Der zweite Faden ist der wichtigere, und der, den fast alle vergessen. Ein Plan kann noch so gut durchdacht sein. Wenn für die einzelnen Punkte niemand namentlich zuständig ist, passiert am Ende nichts.
Das klingt banal, scheitert aber ständig. „Das Team kümmert sich” heißt in der Praxis oft, dass sich jeder auf den anderen verlässt und keiner den ersten Schritt macht. Jeder dachte, ein anderer sagt der neuen Person Bescheid, richtet den Platz ein, zeigt die Abläufe. Und so steht die neue Person am Montag da, freundlich empfangen und trotzdem allein.
Die Lösung ist so einfach wie unbequem: Schreiben Sie neben jede Aufgabe im Plan nicht nur, was passieren soll, sondern einen Namen. Nicht „die Personalabteilung”, nicht „das Team”. Eine Person, die es übernimmt. Erst dann wird aus einer guten Absicht eine verlässliche Zusage.
Nicht abwarten, nachsteuern
Die dritte Sache passiert in der Mitte, zwischen Tag 8 und 60. Hier kippen Einarbeitungen, und zwar leise. Am Anfang fragt der neue Mensch noch offen. Dann merkt er, dass die Antworten knapper werden, und traut sich weniger. Im Team fällt der Satz „das haben wir ihm doch schon gezeigt”. Ab da lernen beide Seiten nicht mehr miteinander, sondern übereinander.
Der Fehler ist fast immer derselbe: abwarten und hoffen, dass es von allein besser wird. Das tut es selten. Nachsteuern heißt, den Schwachpunkt zu benennen, statt ihn nur zu beobachten. Nicht „das muss besser werden”, sondern konkret: was Sie beobachtet haben, was Sie stattdessen erwarten, welche Unterstützung es gibt und bis wann Sie wieder draufschauen. Ein Schwachpunkt, den man benennt und begleitet, lässt sich meist beheben. Einer, den man nur beobachtet, wächst.
Die Fragen, mit denen Ihr Plan steht
Damit Sie beim Planen nichts übersehen, habe ich die wichtigsten Fragen entlang der sechs Phasen zusammengestellt. Gehen Sie sie durch, bevor die nächste Person bei Ihnen anfängt. Was Sie klar beantworten können, steht. Der Rest gehört auf Ihren Plan.
Wenn Sie tiefer gehen wollen
Diese Fragen sind der Anfang. Sie zeigen, wo Ihr Plan noch Lücken hat. Was sie nicht zeigen, ist, wie eine gute Antwort aussieht und wie der fertige Plan für Ihre Stelle wirklich gefüllt wird. Genau dafür habe ich den Leitfaden geschrieben, und er ist bewusst mehr als ein Text.
Er geht die ganze Zeitachse Phase für Phase durch, vom vorbereiteten ersten Tag bis zur Probezeitentscheidung, und zu jeder Phase steht, worauf es ankommt, wer zuständig ist und woran Sie den Fortschritt erkennen. Dazu kommen zwei komplett ausgefüllte Beispielpläne, einer für Lager und Produktion, einer fürs Büro, und die Übertragung auf Handwerk, Verkauf, Pflege, Gastronomie und Steuerkanzlei, damit Sie sehen, wie ein fertiger Plan in Ihrem Bereich aussieht.
Und weil ein Plan zum Ausfüllen da ist und nicht zum Nachlesen, liegt die Vorlage in drei Formaten bei: als Word zum inhaltlichen Anpassen, als Excel zum Steuern mit Übersicht und Sprung-Links, und als PDF-Checklisten zum Ausdrucken und Abhaken. Plus die A4-Checkliste „Was die neue Person früh wissen muss”. Sie müssen den Plan nicht erfinden. Sie füllen ihn nur noch für Ihre Stelle aus.
Häufige Fragen
Wie erstelle ich einen Einarbeitungsplan? Entlang einer Zeitachse, von vor dem ersten Tag bis Tag 90. Schreiben Sie für jede Phase auf, was passieren soll, und setzen Sie einen Namen daneben, nicht „das Team”.
Was gehört in einen Einarbeitungsplan? Die Aufgaben je Phase, die zuständige Person für jeden Punkt und das Warum. Dazu geplante Gespräche um Tag 10, um Tag 30 und vor der Probezeitentscheidung.
Wie lange dauert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter? Rechnen Sie mit den ersten 90 Tagen als Rahmen. Bis dahin sollten Sie wissen, ob die Einstellung die richtige war.
Wer ist für die Einarbeitung zuständig? Für jede Aufgabe eine benannte Person, nicht die Abteilung als Ganzes. Einarbeitung scheitert selten daran, dass niemand nett war, sondern daran, dass niemand zuständig war.
Dieser Beitrag bietet eine praxisnahe Orientierung für Unternehmen und Betriebe und ersetzt keine arbeitsrechtliche Beratung im Einzelfall.