Neue Mitarbeiter einarbeiten, wenn niemand Zeit hat
„Für eine richtige Einarbeitung haben wir gerade keine Zeit.“ Die Zeit nehmen Sie sich trotzdem. Nur später, in kleinen Stücken, ungeplant und deutlich teurer.
Sie haben eingestellt, weil alle am Anschlag sind. Die Stelle war Monate offen, die Arbeit ist liegen geblieben, und endlich fängt jemand an. Und ausgerechnet jetzt braucht dieser Mensch genau das, was Sie am wenigsten haben: die Aufmerksamkeit erfahrener Leute, mitten im Tagesgeschäft.
Also passiert das Naheliegende. Der Neue läuft am ersten Tag mit, bekommt Zugänge und einen Platz, und danach heißt es: Frag einfach, wenn etwas ist. Gemeint ist das freundlich. Beim Neuen kommt etwas anderes an. Er sieht, dass alle rennen, und fragt lieber nicht. Er macht es irgendwie, oft falsch, und nach acht Wochen sitzt er entweder unsicher auf seiner Stelle, oder er ist wieder weg. Dann fängt die Suche von vorn an, und diesmal kostet sie wirklich Zeit.
Die Zeit sparen Sie nicht, Sie verschieben sie
Rechnen Sie den Fall einmal ehrlich durch, in dem nicht eingearbeitet wird. Der Neue fragt trotzdem, nur eben ungeplant: zwischen Tür und Angel, beim Kollegen, der gerade mitten in etwas steckt. Jede dieser Unterbrechungen kostet den Kollegen mehr als die Frage selbst, weil er danach wieder hineinfinden muss. Dazu kommen die Dinge, die er sich falsch angewöhnt und die später jemand geradezieht, der Kunde, der die halbfertige Auskunft bekommt, und die Wochen, in denen jemand auf halber Leistung läuft, den Sie längst voll bezahlen.
Die geplante Einarbeitung ist nicht die teure Variante. Sie ist die billigere von zwei Rechnungen, und die einzige, deren Zeitpunkt Sie selbst bestimmen. Das ist der ganze Unterschied: nicht ob diese Stunden anfallen, sondern ob sie im Kalender stehen oder im laufenden Betrieb passieren.
Was Sie versprochen haben und was davon eingebaut ist
Im Vorstellungsgespräch haben Sie vermutlich gesagt, dass gründlich eingearbeitet wird. Das war ehrlich gemeint. Ob es trägt, entscheidet sich aber nicht am guten Willen, sondern daran, ob dahinter eine Entscheidung steht, die jemand tatsächlich getroffen hat. Alles, was nur obendrauf liegt, verliert im Alltag gegen die dringende Aufgabe, und zwar zu Recht.
| Was Sie zugesagt haben | Was daraus wird, wenn es eingebaut ist |
|---|---|
| „Wir arbeiten Sie gründlich ein“ | „In den ersten zwei Wochen stehen zwei feste halbe Stunden am Tag im Kalender, morgens um neun und nachmittags um zwei. Gibt es keine Fragen, sind wir nach fünf Minuten fertig. Ausfallen tun sie nicht.“ |
| „Sie können jederzeit fragen“ | „Frau Berger ist Ihre feste Ansprechpartnerin und hat in diesen zwei Wochen zwei Stunden weniger Tagespensum. Ihre Fragen kosten sie nichts, was sie abends nachholen muss.“ |
| „Wir zeigen Ihnen erst einmal alles“ | „Diese Woche lernen Sie die vier Abläufe, die Sie täglich brauchen. Der Rest kommt, wenn er das erste Mal ansteht. Was Sie noch nicht können, müssen Sie auch noch nicht wissen.“ |
Die rechte Spalte ist nicht die schönere Formulierung derselben Sache. Sie ist eine andere Sache. Jemand hat entschieden, dass zwei Stunden Pensum wegfallen, dass Termine nicht ausfallen, dass in Woche eins bewusst etwas weggelassen wird. Das merkt der neue Mensch am zweiten Tag, und das kann Ihnen kein Wettbewerber einfach nachsprechen.
Am teuersten ist dabei der Satz mit der Ansprechpartnerin. Wenn Einarbeitung für sie zusätzlich zum vollen Pensum kommt, wird sie knapp antworten, weil sie muss. Der Neue merkt das sofort und stellt die dritte Frage nicht mehr. Ab da lernen beide nicht mehr miteinander, sondern übereinander.
Der kleinste Plan, der auch bei vollem Tag trägt
Sie brauchen kein Onboarding-Programm. Vier Entscheidungen reichen, und alle vier kosten kein Geld.
- Ein Name statt des Teams. Eine Person ist zuständig, und ihr Pensum wird für diese Zeit sichtbar kleiner. „Das Team kümmert sich“ heißt in der Praxis, dass jeder auf den anderen wartet.
- Kurze feste Fenster statt eines großen Blocks. Zweimal eine halbe Stunde am Tag, immer zur selben Zeit. Die Schulung „nächste Woche, wenn es ruhiger ist“ findet nie statt, weil es nicht ruhiger wird.
- Weglassen als Entscheidung. In Woche eins nur das, was täglich gebraucht wird. Wer alles zeigt, vermittelt nichts, weil nichts hängen bleibt.
- Zehn Minuten am Freitag. Immer am selben Tag, drei Fragen: Was ging gut, wo haben Sie gestockt, was fehlt Ihnen? Werden die Antworten kürzer, läuft es nicht besser. Dann traut sich jemand nicht mehr, und genau da müssen Sie hin.
Das sind keine großen Umbauten. Es ist der Unterschied zwischen einem Vorsatz und einer Verabredung, die im Kalender steht.
Wie die ersten Stunden aussehen sollten, steht im Beitrag zum ersten Arbeitstag. Wenn Sie den ganzen Zeitraum bis Tag 90 sauber aufsetzen wollen, hilft der Beitrag zum Einarbeitungsplan. Und für das Freitagsgespräch, wenn etwas nicht läuft, gibt es die passenden Formulierungen für schwierige Gespräche.
Häufige Fragen
Wie arbeite ich einen neuen Mitarbeiter ein, wenn ich keine Zeit habe? In kurzen festen Fenstern statt in einem großen Block. Zwei mal eine halbe Stunde am Tag, fest im Kalender, schlagen jede Schulung, die Sie sich für „nächste Woche, wenn es ruhiger ist“ vornehmen. Ruhiger wird es nicht. Entscheidend ist, dass die Zeit eingeplant ist und nicht davon abhängt, ob der Tag gut läuft.
Kostet eine Einarbeitung nicht zusätzliche Arbeitszeit? Sie kostet keine zusätzliche Zeit, sie verschiebt sie. Wer nicht eingearbeitet wird, fragt trotzdem, nur ungeplant und mitten in der Arbeit anderer. Dazu kommen Fehler, Nacharbeit und im schlimmsten Fall eine Kündigung nach acht Wochen und die ganze Suche von vorn. Geplante Einarbeitung ist die billigere von zwei Rechnungen.
Wer sollte die Einarbeitung übernehmen, wenn alle ausgelastet sind? Eine namentlich benannte Person, nicht „das Team“. Und diese Person braucht für die ersten Wochen ein sichtbar reduziertes Tagespensum. Solange Einarbeitung obendrauf kommt, verliert sie gegen jede dringende Aufgabe, und zwar völlig zu Recht.
Was soll ein neuer Mitarbeiter in der ersten Woche lernen? Die wenigen Handgriffe, die den größten Teil seiner täglichen Arbeit ausmachen, und sonst nichts. Alles andere kommt, wenn es zum ersten Mal wirklich dran ist. Wer in Woche eins alles zeigt, zeigt am Ende nichts, weil nichts hängen bleibt.
Wie merke ich rechtzeitig, dass die Einarbeitung nicht läuft? Fragen Sie einmal pro Woche zehn Minuten lang nach, immer am selben Tag. Drei Fragen reichen: Was ging gut, wo haben Sie gestockt, was fehlt Ihnen? Wenn die Antworten immer kürzer werden, läuft es nicht besser, sondern der Mensch fragt nicht mehr. Genau dann müssen Sie nachsteuern.