Brauchen Sie wirklich einen neuen Mitarbeiter? Was vor der Stellenanzeige geklärt sein muss

„Ich brauche dringend noch eine Buchhalterin.“ So fangen die meisten Suchen an. Dieser Satz beschreibt den Engpass, den Sie spüren. Fast nie beschreibt er die Stelle, die Sie wirklich brauchen.

Sie merken seit Wochen, dass etwas nicht läuft. Dinge bleiben liegen, etwas wird doppelt gemacht oder gar nicht, ein Kunde beschwert sich, und am Freitagabend sitzen Sie wieder selbst über den Vorgängen, die eigentlich jemand anderes erledigen sollte. Der Gedanke, der sich dann aufdrängt, ist der naheliegendste von allen: Wir brauchen noch jemanden. Oft stimmt er auch. Nur ist er in dem Moment eine Diagnose aus dem Bauch heraus, und die kostet Sie nichts, solange sie nicht ungeprüft zur Stellenanzeige wird.

Genau da wird es teuer. Aus dem ersten Satz wird ein Anforderungsprofil, aus dem Profil eine Anzeige, und dann suchen Sie Wochen, bezahlen Schaltungen, führen Gespräche und stellen am Ende jemanden ein, der eine Rolle ausfüllen soll, die nie beschrieben wurde. Danach heißt es, die Besetzung sei schiefgegangen. Dabei war die Stelle schief, bevor sie ausgeschrieben wurde. Eine halbe Stunde Klärung vorher erspart Ihnen diese Monate.

Ein Anruf, der nach einer Buchhalterin fragte

Ein Kunde ruft an, dringend. Er sucht eine weitere Buchhalterin. In seiner Buchhaltung herrsche Chaos: Rechnungen werden verschlampt, offene Forderungen nicht konsequent nachverfolgt. Bei den Reisekosten übernehme eine Mitarbeiterin ungeprüft die Angaben des Außendienstes, weil sie die Regeln nicht kenne. Darauf folgt eine heftige Beschwerde über ihre vermeintliche Unfähigkeit. So kommt es bei mir an, und so hat er es erlebt.

Ich frage als Erstes nicht, was die neue Buchhalterin können soll. Ich frage, wer in der Buchhaltung welche Aufgaben übernimmt. Es sind vier Personen, drei davon in unterschiedlicher Teilzeit, darüber eine Leitung, die auch nur teilweise da ist. Klare Zuständigkeiten gibt es nicht, im Grunde sollen alle alles machen. Die Arbeitszeiten sind weitgehend frei wählbar, darauf ist er als moderner Arbeitgeber stolz, und das mit gutem Grund.

Vielleicht sehen Sie das Bild jetzt schon. Eine Mitarbeiterin, die die Regeln für Reisekosten nicht kennt, ist nicht unfähig. Ihr hat nie jemand gesagt, dass diese Aufgabe ihr gehört, und dann auch, wie sie geht. Nicht die Teilzeit war das Problem und nicht die freie Zeiteinteilung. Das Problem war, dass niemand wusste, was ihm gehört, und dass zwischen Menschen, die zu verschiedenen Zeiten da sind, keine Übergabe festgelegt war. Eine fünfte Kraft hätte daran nichts geändert, sie wäre in dasselbe Durcheinander gekommen und hätte es ein Stück größer gemacht.

Gesucht wurde am Ende nicht die Buchhalterin, mit der das Telefonat angefangen hatte, sondern eine Führungskraft, die die Abteilung neu aufbaut. Das ist eine andere Stelle, eine andere Anzeige und ein anderes Gespräch. Worauf ich bei der Auswahl dann geachtet habe, stand in keinem Anforderungsprofil, das vorher auf dem Tisch lag.

Die Fragen, die vor die Anzeige gehören

Vier Sätze höre ich am Anfang fast jeder Suche. Keiner davon ist falsch. Jeder von ihnen hat eine Frage dahinter, die zuerst geklärt sein will.

Der Satz am Anfang	Was zuerst geklärt wird
„Wir brauchen noch jemanden für die Buchhaltung.“	Welche Aufgabe soll diese Person lösen? Nicht welcher Jobtitel, sondern welches Ergebnis am Monatsende anders aussieht, wenn sie da ist.
„Es bleibt einfach zu viel liegen.“	Fehlen Hände oder fehlt Ordnung? Schreiben Sie auf, wer heute wofür zuständig ist. Die Aufgaben ohne Namen sind der eigentliche Fund.
„Die Stelle ist dieselbe wie die alte.“	Wer übernimmt was, wenn jemand nicht da ist? Bei Teilzeit und freier Zeiteinteilung entscheidet die Übergabe, nicht die Stundenzahl.
„Da passieren Fehler, wir brauchen Verstärkung.“	Weiß dieser Mensch, dass die Aufgabe ihm gehört, und hat ihm jemand gezeigt, wie sie geht? Sonst suchen Sie Ersatz für eine fehlende Zuordnung.

Die Antworten brauchen keine Software und keinen Workshop. Eine Liste der Aufgaben, hinter jeder ein Name, hinter jeder eine Vertretung. Was keinen Namen hat, fällt regelmäßig aus. Was zwei Namen hat, wird doppelt gemacht oder von beiden liegen gelassen. Sie sehen in zwanzig Minuten, ob Ihnen wirklich eine Kraft fehlt oder ob Ihnen Arbeit zwischen den Händen verloren geht.

Obendrauf oder eingebaut

Wenn die Aufgabe geklärt ist, fällt die Anzeige leichter, und sie wird auch ehrlicher. Denn dann können Sie aufschreiben, was bei Ihnen tatsächlich eingerichtet ist, statt das zu behaupten, was alle behaupten. Das ist der Unterschied zwischen obendrauf und eingebaut. Obendrauf liegt der Obstkorb, den hat jeder. Eingebaut ist, wie die Arbeit organisiert ist, und das hat kaum jemand aufgeschrieben.

• Aus „flexible Arbeitszeiten“ wird: Jede Aufgabe hat einen Namen und eine Vertretung, deshalb ist für jeden Werktag klar, wer die Eingangsrechnungen prüft, auch wenn zwei von vier nicht da sind.
• Aus „familiäres Team, bei uns packen alle überall mit an“ wird: Jeder weiß, was ihm gehört, die Vertretung ist vorher festgelegt, niemand muss am Morgen erraten, was heute an ihm hängt.
• Aus „kurze Entscheidungswege“ wird: Fragen, die niemand allein klären kann, haben einen festen Ort und einen festen Termin, und zwar dienstags nach der Frühbesprechung.

Die rechte Seite ist nicht die schönere Formulierung. Sie ist eine andere Sache, die jemand eingeführt hat. Und sie steht in Ihrer Anzeige nur, wenn sie bei Ihnen auch wirklich gilt. Das sind drei Kostproben, das ganze Vorgehen steht im Leitfaden.

Was Sie davon haben

Die Klärung vorher wirkt wie Umweg und ist der kürzeste Weg. Ist die Aufgabe benannt, fällt der Jobtitel fast von selbst, und zwar der, den Menschen auch eintippen. Sie wissen, welche zwei oder drei Muss-Kriterien echt sind und welche Sie bisher mitgeschleppt haben. Sie wissen, was Sie im Gespräch prüfen müssen. Und Sie haben, ohne es zu planen, die Grundlage für den Einarbeitungsplan schon geschrieben, denn eine Liste mit Aufgaben und Namen ist genau das.

Oft stellt sich bei dieser Klärung übrigens heraus, dass gar niemand fehlt. Dann sparen Sie sich die Suche und haben trotzdem etwas gewonnen, weil das Durcheinander benannt ist. Wie Sie merken, ob es eher daran liegt, lesen Sie im Beitrag darüber, warum Mitarbeiter unmotiviert wirken. Und wenn doch jemand fehlt, zeigen das Vorher-Nachher-Beispiel und der Beitrag darüber, warum keine Bewerbungen kommen, wie aus der geklärten Aufgabe eine Anzeige wird, auf die sich die Richtigen melden.

Häufige Fragen

Woran erkenne ich, ob ich wirklich eine neue Stelle brauche? Daran, ob Sie sagen können, welches Ergebnis am Monatsende anders aussieht, wenn die Person da ist. Können Sie nur den Engpass beschreiben, der Sie gerade drückt, ist der Bedarf noch nicht geklärt. Schreiben Sie dann zuerst auf, wer heute wofür zuständig ist. Die Aufgaben ohne Namen sind der eigentliche Fund, und manchmal ist die Stelle, die danach entsteht, eine andere als die, mit der Sie angefangen haben.

Wie ermittle ich den Personalbedarf in einem kleinen Unternehmen? Nicht über Formeln, sondern über eine Liste. Nehmen Sie die Aufgaben des Bereichs, schreiben Sie hinter jede einen Namen und hinter jede eine Vertretung. Was keinen Namen hat, fällt regelmäßig aus. Danach sehen Sie, ob Arbeit übrig bleibt, die niemand mehr schafft, oder ob Arbeit nur zwischen Menschen verloren geht. Das erste ist ein Personalbedarf, das zweite ist eine Organisationsfrage, und eine zusätzliche Kraft löst sie nicht.

Mein Team arbeitet in Teilzeit zu unterschiedlichen Zeiten. Ist das das Problem? In der Regel nicht. Teilzeit und frei wählbare Arbeitszeiten sind gute Argumente am Arbeitsmarkt, und Sie brauchen sie heute. Entscheidend ist, dass die Übergaben festgelegt sind: Wer prüft die Eingangsrechnungen an den Tagen, an denen zwei von vier nicht da sind. Fehlt diese Festlegung, sieht es nach einem Besetzungsproblem aus, ist aber eine Abstimmungsfrage.

Was passiert, wenn ich die Stelle ohne diese Klärung ausschreibe? Sie suchen mit einem Profil, das die eigentliche Aufgabe nicht beschreibt. Das kostet Wochen, Anzeigengeld und Gespräche, und am Ende stellen Sie jemanden ein, der eine Rolle ausfüllen soll, die nie beschrieben wurde. Dann liegt der Fehler bei der Einstellung, nicht bei der Person, und die Suche beginnt im schlechtesten Fall von vorn.

Jemand macht Fehler. Spricht das nicht genau für Verstärkung? Erst wenn Sie wissen, woher die Fehler kommen. Wer eine Aufgabe übernimmt, ohne dass ihm jemand gesagt hat, dass sie ihm gehört und wie sie geht, macht Fehler, egal wie fähig er ist. Prüfen Sie zuerst, ob Zuständigkeit und Einarbeitung geklärt sind. Danach sehen Sie, ob Ihnen Hände fehlen oder ob Ihnen bisher nur die Zuordnung gefehlt hat.