Einarbeitung ohne Vorgänger: wenn der, der es konnte, schon weg ist

Der Vorgänger ist seit Wochen aus dem Haus. Der Neue fängt am Montag an. Und niemand im Betrieb kann genau sagen, was eigentlich alles zu dieser Stelle gehört hat.

Vielleicht kennen Sie die Situation: Die Stelle war monatelang unbesetzt, endlich haben Sie jemanden gefunden, und jetzt merken Sie, dass Sie ihm gar nicht sagen können, was er den ganzen Tag tun soll. Die Aufgabenbeschreibung aus der Anzeige ist das, was Sie vermutet haben. Was der Vorgänger tatsächlich gemacht hat, war etwas anderes, und das wissen Sie erst, wenn der erste Anruf kommt, bei dem niemand mehr zuständig ist.

Das ist kein Einarbeitungsproblem, es ist ein Übergabeproblem, und es fällt dem Falschen auf die Füße: dem neuen Mitarbeiter, der nichts dafür kann, und Ihnen, die dieselbe Suche in sechs Monaten kein zweites Mal durchmachen wollen. Die gute Nachricht ist, dass Sie die Stelle wieder zusammensetzen können, ohne den Vorgänger. Die Spuren liegen alle noch im Haus.

Was mit dem Vorgänger wirklich gegangen ist

Fast immer ist mehr weg, als in der Übergabe stand. Das Fachliche steht oft noch irgendwo. Was fehlt, ist die Verdrahtung, also das, was nie jemand aufgeschrieben hat, weil es selbstverständlich war.

Was auf dem Papier übergeben war	Was tatsächlich fehlt
Die Aufgabenliste aus der Stellenbeschreibung	Die Hälfte der echten Arbeit stand da nie drin. Sie ist über Jahre dazugekommen, weil der Vorgänger sie eben mitgemacht hat.
Die Ordner auf dem Laufwerk	Die Logik, nach der sie sortiert sind. Wer nicht weiß, wie jemand denkt, findet in dessen Ordnern nichts.
Die Kundenliste im System	Wen man anruft und wen man besser anschreibt, wer empfindlich reagiert und bei wem noch etwas offen ist.
Die Zugänge und Passwörter	Die Termine im Jahr, die niemand mehr auf dem Schirm hat, weil sie nur in einem Kopf standen.
Die Tätigkeit selbst	Der Draht zu den zwei Kollegen, mit denen alles schneller ging. Diese Abkürzungen muss der Neue neu aufbauen.

Daraus folgt eine unangenehme, aber nützliche Einsicht: Sie können den neuen Mitarbeiter nicht einarbeiten, jedenfalls nicht im üblichen Sinn. Sie können ihm nur helfen, die Stelle wieder aufzubauen. Das ist eine andere Aufgabe, und sie gelingt deutlich besser, wenn Sie sie auch so nennen.

Die ersten Tage: sammeln statt erklären

Statt eine Einarbeitung zu improvisieren, die niemand halten kann, machen Sie die Rekonstruktion zur ersten Aufgabe. Setzen Sie sich mit dem Neuen hin und gehen Sie die Spuren durch, die die Stelle hinterlassen hat.

• Das Postfach und der Kalender des Vorgängers. Nichts zeigt besser, was eine Stelle wirklich war. Wiederkehrende Termine, monatliche Mails, die immer gleichen Absender. Zwei Stunden hier ersetzen zehn Vermutungen.
• Die offenen Vorgänge. Was liegt seit der Kündigung herum, was hat jemand notgedrungen übernommen, was ist einfach liegen geblieben? Letzteres ist der wichtigste Teil, denn genau das fällt sonst irgendwann unangekündigt auf den Neuen.
• Die Kollegen, die etwas abgefangen haben. Fragen Sie nicht „was hat er gemacht“, sondern „was machst du gerade, was eigentlich nicht deine Arbeit ist“. Darauf gibt es präzise Antworten.
• Die Anrufe der ersten Wochen. Jeder Anruf, bei dem jemand nach dem Vorgänger fragt, ist ein Stück Aufgabenbeschreibung. Halten Sie diese Anrufe auf einem Blatt fest, drei Wochen lang.

Und sagen Sie dem neuen Mitarbeiter am ersten Tag, wie die Lage ist. Dass es keinen Vorgänger mehr gibt, dass manches gemeinsam zu finden ist, dass Nachfragen zum Auftrag gehört. Wer das nicht hört, hält jede Lücke für sein eigenes Unvermögen und traut sich nach zwei Wochen nicht mehr zu fragen. Das ist der Punkt, an dem neue Mitarbeiter innerlich wieder gehen, oft lange bevor sie es aussprechen.

Wer einarbeitet, wenn niemand die Stelle kennt

Die häufigste Antwort lautet „das Team arbeitet ihn ein“. Das heißt in der Praxis, dass es niemand tut. Jeder denkt, ein anderer sei dran, und der Neue fragt am dritten Tag nicht mehr.

Hier liegt der Unterschied zwischen etwas, das obendrauf liegt, und etwas, das eingebaut ist. Die linke Spalte haben fast alle. Die rechte ist keine schönere Formulierung, sondern eine Entscheidung, die jemand getroffen und im Betrieb verankert hat.

Was man üblicherweise sagt	Was eingebaut heißt
„Wir arbeiten dich gut ein.“	Ein Name steht fest, und im Kalender beider stehen täglich 20 Minuten um halb fünf, drei Wochen lang. Der Termin fällt nicht aus, wenn es voll wird, denn er ist die Arbeit und nicht das, was danach kommt.
„Die Tür steht immer offen.“	Der Neue bekommt am ersten Tag drei Namen mit Zuständigkeit und darf sie direkt ansprechen, ohne vorher zu fragen. Die drei wissen davon und haben zugesagt. Eine offene Tür ohne Namen bleibt eine Hürde.
„Du wächst da rein.“	Die erste Woche ist bewusst nicht voll verplant, und ein Kollege hat zwei Aufgaben vom Neuen übernommen, bis er steht. Wer von Tag eins an die volle Last trägt, lernt nichts, er hält nur durch.

Mehr davon gehört ins Buch, hier reicht die Kostprobe, um das Muster zu sehen. Es gilt für jede Floskel im Betrieb: Übersetzen Sie sie in die Version, die jemand tatsächlich entschieden und eingerichtet hat. Wie Sie das in einen tragfähigen Plan bringen, zeigt der Beitrag zum Einarbeitungsplan für die ersten 90 Tage, und wenn im Betrieb schlicht niemand Zeit hat, hilft Einarbeiten, wenn niemand Zeit hat.

Beim nächsten Abschied: die vier Fragen

Dass ein Mitarbeiter geht, lässt sich nicht verhindern. Dass sein Wissen mit ihm geht, schon. Setzen Sie sich in der Kündigungsfrist zwei Stunden mit ihm hin, nicht am letzten Tag, wenn der Kopf längst woanders ist, und lassen Sie vier Fragen beantworten:

1. Was machst du, das sonst niemand kann? Das ist die Liste, die in keiner Stellenbeschreibung steht.
2. Was passiert, wenn es zwei Wochen liegen bleibt? Trennt das Dringende vom Wichtigen, und zwar aus der Sicht dessen, der es wirklich weiß.
3. Wen rufst du bei welchem Problem an? Innen und außen. Das ist der Teil, der am schnellsten verloren geht.
4. Wo liegt das, was du täglich brauchst? Dateien, Zugänge, Listen, Formulare, auch die, die nur auf dem eigenen Rechner liegen.

Schriftlich, in einfacher Sprache, nicht als Handbuch. Zehn Seiten genügen. Wenn das fest zu jedem Abschied gehört, müssen Sie es nicht jedes Mal neu organisieren, und der nächste Nachfolger startet mit einer Stelle, die es noch gibt, statt mit einem Puzzle.

Übrigens zahlt sich das doppelt aus. Wer eine Stelle so beschreiben kann, wie sie wirklich ist, schreibt auch eine ehrlichere Anzeige und führt bessere Gespräche. Und der erste Arbeitstag wird von einem Improvisationstag zu dem, was er sein soll: dem Tag, an dem jemand ankommt.

Häufige Fragen

Wie arbeite ich einen neuen Mitarbeiter ein, wenn der Vorgänger schon weg ist? Nicht aus dem Gedächtnis, sondern aus den Spuren, die die Stelle im Betrieb hinterlassen hat. Postfach, Kalender, Ordner und offene Vorgänge zeigen, was tatsächlich zu dieser Arbeit gehört hat. Sammeln Sie das in den ersten Tagen zusammen mit dem Neuen, statt ihm eine Beschreibung vorzulegen, die niemand mehr prüfen kann. Und sagen Sie ihm offen, dass es keinen Vorgänger mehr gibt. Sonst hält er die Lücken für seine eigene Begriffsstutzigkeit.

Wer übernimmt die Einarbeitung, wenn niemand die Stelle kennt? Ein Mensch mit Namen, nicht das Team. Teilen Sie die Einarbeitung auf: Für das Fachliche ist der zuständig, der dem Aufgabengebiet am nächsten steht, und wenn niemand es kann, lernt der Neue es gemeinsam mit Ihnen. Für alles andere, Abläufe, Ansprechpartner, ungeschriebene Regeln, brauchen Sie einen festen Paten. Wichtig ist, dass ein Name im Kalender steht und nicht der Satz, man solle sich einfach melden.

Soll ich den ehemaligen Mitarbeiter noch um Auskunft bitten? Fragen kostet nichts, und viele helfen gern, wenn der Abschied in Ordnung war. Planen Sie aber nie damit. Ein freundlicher Anruf mit drei konkreten Fragen bringt oft mehr als die Bitte, mal alles zu erklären. Verlassen Sie sich im Übrigen auf das, was im Haus ist, denn verfügbar ist nur, was Sie selbst gesichert haben.

Wie lange dauert die Einarbeitung ohne Vorgänger? Rechnen Sie mit deutlich mehr Zeit als bei einer übergebenen Stelle, oft mit dem doppelten. Das liegt nicht am neuen Mitarbeiter, sondern daran, dass er neben seiner Arbeit die Stelle selbst erst wieder zusammensetzt. Planen Sie die ersten Wochen bewusst mit weniger Last ein und sagen Sie ihm, dass Fragen zum Auftrag gehören und kein Zeichen von Schwäche sind.

Wie verhindere ich beim nächsten Mal, dass das Wissen mit dem Mitarbeiter geht? Mit vier Fragen, beantwortet in der Kündigungsfrist und nicht am letzten Tag: Was mache ich, das niemand sonst kann? Was passiert, wenn es zwei Wochen liegen bleibt? Wen rufe ich bei welchem Problem an? Wo liegt das, was ich täglich brauche? Zwei Stunden dafür ersparen dem Nachfolger Monate. Am besten gehört diese Übergabe fest zu jedem Abschied, dann müssen Sie sie nicht jedes Mal neu organisieren.