Neuer Mitarbeiter springt vor dem ersten Arbeitstag ab: die Wochen, die niemand nutzt

Die Unterschrift ist kein Abschluss. Sie ist der Anfang der unsichersten Phase Ihrer ganzen Einstellung. Und das sind genau die Wochen, in denen aus Ihrem Haus nichts kommt.

Sie haben wochenlang gesucht, zwei Runden Gespräche geführt, sich entschieden, und dann liegt der unterschriebene Vertrag auf dem Tisch. Ein gutes Gefühl, verdient. Der Start ist in sechs Wochen, vorher ist nichts zu tun. Also legen Sie die Sache ab und kümmern sich um das, was liegen geblieben ist.

In diesen sechs Wochen passiert beim neuen Mitarbeiter allerdings sehr viel. Er kündigt, und sein Chef fragt, was man denn tun müsse, damit er bleibt. Kollegen sagen ihm, das sei doch ein Risiko. Seine Familie fragt, ob der Weg nicht zu weit ist. Jeden Tag bekommt er Argumente für das Bekannte und von Ihnen hört er in der Zwischenzeit gar nichts. Von allem, was er gerade abwägt, ist Ihr Angebot das einzige, das er nur aus einem Papier kennt.

Was in diesen Wochen beim neuen Mitarbeiter wirklich passiert

Aus Ihrer Sicht ist die Sache erledigt und wartet nur noch auf ein Datum. Aus seiner Sicht beginnt jetzt der unangenehme Teil.

Was aus Ihrer Sicht passiert	Was aus seiner Sicht passiert
Der Vertrag ist unterschrieben, die Stelle ist besetzt	Er muss die Entscheidung erst noch umsetzen, und zwar bei Menschen, mit denen er jahrelang gearbeitet hat.
Bis zum Start ist nichts zu tun	Er hat gekündigt und wartet auf ein Zeichen, dass er richtig entschieden hat. Es kommt keines.
Sein alter Arbeitgeber ist aus dem Spiel	Der kämpft jetzt erst richtig. Mehr Geld, neue Aufgabe, ein Titel, alles ohne Umzug und ohne Risiko.
Er kennt die Stelle aus zwei Gesprächen	Er kennt zwei Räume und zwei Stunden. Alles andere sind Sätze, die er nachts gegen die Zweifel stellen soll.
Am ersten Tag klären wir dann alles	Er weiß nicht, wo er parkt, wer ihn empfängt und was in Woche eins von ihm erwartet wird.

Die Absage kurz vor dem Start fühlt sich darum wie ein Vertrauensbruch an, ist aber meistens keiner. Sie ist das Ergebnis von sechs Wochen, in denen alle anderen um ihn geworben haben und Sie nicht.

Willkommensgeschenke liegen obendrauf

Wenn Unternehmen diese Lücke bemerken, schicken sie etwas. Ein Paket mit Tasse und Kapuzenpulli, eine Karte vom Team, einen Gutschein. Nett gemeint und besser als nichts, nur löst es das Problem nicht. Was in diesen Wochen fehlt, ist nicht Aufmerksamkeit, sondern Konkretes. Es geht nicht darum, dass er sich gemocht fühlt, sondern dass seine neue Stelle vor dem ersten Tag von einer Absicht zu einer Sache wird, die es schon gibt.

Der Unterschied liegt zwischen dem, was man obendrauf legt, und dem, was eingebaut ist:

Obendrauf gelegt	Eingebaut
„Wir freuen uns auf Sie" in der Vertragsmail	Ein Anruf in der Woche, in der er kündigt. Nicht zum Nachfragen, sondern um zu sagen, dass Sie wissen, wie unangenehm diese Woche ist.
Ein Willkommenspaket mit Tasse und Shirt	Der Ablauf seiner ersten Woche, mit Uhrzeiten und dem Namen der Person, die ihn an Tag eins empfängt, zwei Wochen vor dem Start bei ihm im Postfach.
Zugänge und Arbeitsplatz werden am ersten Tag beantragt	Spind, Werkzeug, Schlüssel, Rechner und Zugänge stehen vor seinem Start bereit, weil eine Person mit Namen dafür zuständig war und es abgehakt hat.

Die rechte Spalte ist nicht die schönere Formulierung derselben Sache. Sie ist eine andere Sache, nämlich eine, die jemand tatsächlich entschieden und eingerichtet hat. Und der Unterschied ist für den neuen Mitarbeiter sofort spürbar, weil er zeigt, dass im Betrieb mit ihm gerechnet wird.

Die drei Punkte, die ich immer setzen würde

Sie brauchen kein Programm und kein Werkzeug dafür. Sie brauchen drei Termine, die in Ihrem Kalender stehen, bevor Sie den Vorgang weglegen.

• Der Anruf in der Kündigungswoche. Fragen Sie nicht, ob alles geklappt hat. Sagen Sie, dass diese Woche die unangenehmste ist und dass Sie sich freuen, dass er sie hinter sich bringt. Fünf Minuten, einmal, von Ihnen aus.
• Der Ablauf der ersten Tage, schriftlich und mit Namen. Wann er kommt, wo er parkt, wer ihn empfängt, was in den ersten Tagen passiert, wer seine Fragen beantwortet. Zwei Wochen vor dem Start. Das nimmt ihm die Nacht davor das Grübeln, und Sie merken beim Schreiben, ob Ihre Einarbeitung wirklich steht.
• Ein kurzer Kontakt mit dem Team. Eine halbe Stunde im Betrieb, ein Kaffee, ein Mittagessen. Er sieht Gesichter, das Team weiß, wer kommt, und der erste Tag ist kein Sprung ins Kalte mehr. Von Ihnen angeboten, nicht von ihm erbeten.

Keiner dieser Punkte kostet Geld. Alle drei kosten etwas Aufmerksamkeit zu einem Zeitpunkt, an dem gerade niemand welche übrig hat. Genau deshalb macht es kaum jemand, und genau deshalb wirkt es.

Und noch etwas: Sagen Sie dem zweitplatzierten Bewerber nicht endgültig ab, bevor der neue Mitarbeiter tatsächlich am Platz steht. Ein ehrlicher Satz, dass Sie sich anders entschieden haben und sich melden dürfen, falls sich etwas ändert, hat schon viele Besetzungen gerettet. Wie Sie überhaupt zu dieser Entscheidung kommen, steht im Beitrag zu zwei guten Bewerbern und einer Stelle. Warum Absagen oft schon nach dem Vorstellungsgespräch ihren Grund haben, lesen Sie dort. Und was dann an Tag eins wirklich zählt und wie ein Einarbeitungsplan aussieht, auf den Sie sich in diesen Wochen stützen können, habe ich jeweils eigens aufgeschrieben. Wer die ersten Wochen ganz überspringt, erlebt häufig, dass der neue Mitarbeiter nach kurzer Zeit kündigt.

Wenn am ersten Tag niemand kommt

Es passiert, und es ist bitter. Rufen Sie am selben Morgen an, freundlich und ohne Vorwurf. Oft steckt etwas Banales dahinter, ein falsches Datum, eine Krankmeldung, die nicht angekommen ist. Ist niemand erreichbar, melden Sie sich schriftlich mit einer klaren Frist und planen Sie parallel so, als käme er nicht, damit Ihr Betrieb nicht an einer Hoffnung hängt.

Ob und wie Sie darüber hinaus etwas tun können, ist eine Frage für einen Anwalt, nicht für mich. Ich würde die Energie ohnehin woanders hineinstecken. Jemanden zum Antritt zu drängen, bringt Ihnen einen widerwilligen Mitarbeiter, eine Einarbeitung, die Sie womöglich zweimal bezahlen, und ein Team, das die Stimmung mitbekommt. Mit jemandem, der nicht kommen will, arbeitet man schlechter als mit einer zweiten Suche. Der nützlichere Schritt ist der unangenehmere: nachsehen, was in den Wochen vor dem Start von Ihnen kam. Meistens findet man dort die Antwort.

Häufige Fragen

Warum sagen neue Mitarbeiter nach der Vertragsunterschrift noch ab? Weil die Entscheidung nach der Unterschrift nicht fertig ist, sondern erst anfängt, sich zu bewähren. Der neue Mitarbeiter muss bei seinem alten Arbeitgeber kündigen, und genau dann bekommt er dort oft ein Gegenangebot, Zuspruch von Kollegen oder einen schlechten Abschied. Wenn aus Ihrem Haus in diesen Wochen nichts kommt, ist Ihr Angebot das abstrakteste von allen, die er abwägt.

Wie halte ich Kontakt zwischen Zusage und erstem Arbeitstag? Nicht mit Floskeln, sondern mit Terminen, die Sie selbst setzen. Ein Anruf in der Woche, in der er kündigt. Eine Mail mit dem Ablauf seiner ersten Tage, inklusive Namen der Person, die ihn empfängt. Ein kurzer Besuch oder ein Kaffee mit dem Team vor dem Start. Drei feste Punkte reichen, wichtig ist, dass sie von Ihnen kommen und nicht erbeten werden müssen.

Was tun, wenn der neue Mitarbeiter am ersten Arbeitstag nicht erscheint? Zuerst anrufen, am selben Morgen und freundlich. Oft steckt etwas Banales dahinter, ein Missverständnis beim Datum, eine Krankmeldung, die nicht angekommen ist. Melden Sie sich schriftlich mit einer klaren Frist, wenn niemand erreichbar ist. Und planen Sie parallel, als käme er nicht, damit Ihr Betrieb nicht an einer Hoffnung hängt. Danach sollten Sie sich ehrlich ansehen, was in den Wochen davor von Ihnen kam.

Kann ich einen Mitarbeiter zwingen, die Stelle anzutreten? Was rechtlich möglich ist, muss ein Anwalt beurteilen, ich bin keine Juristin. Praktisch rate ich davon ab, in diese Richtung zu denken. Wer sich zum Antritt gedrängt fühlt, kommt widerwillig, bleibt selten lang und kostet Sie die Einarbeitung zweimal. Mit jemandem, den man festhalten muss, arbeitet man ohnehin schlechter als mit einer zweiten Suche.

Soll ich dem zweitplatzierten Bewerber schon absagen? Nicht sofort und nicht endgültig. Sagen Sie ihm ehrlich, dass Sie sich anders entschieden haben, und fragen Sie, ob Sie sich melden dürfen, falls sich etwas ändert. Das ist keine Hintertür, sondern eine Höflichkeit, die schon viele Besetzungen gerettet hat. Bis der neue Mitarbeiter tatsächlich am Platz steht, ist die Stelle nicht besetzt.