Vorstellungsgespräch vorbereiten als Arbeitgeber: der Ablauf, der in 60 Minuten passt

Die meisten Vorstellungsgespräche in kleinen Betrieben sind nicht schlecht geführt. Sie sind gar nicht geführt. Man setzt sich zusammen, geht eine Stunde den Lebenslauf durch und weiß danach eines: ob der Mensch sympathisch war.

Der Termin steht zwischen zwei anderen Terminen. Die Unterlagen lesen Sie, während der Bewerber schon im Flur wartet. Dann reden Sie, weil Sie die Stelle gut kennen und erklären wollen, worum es geht. Er nickt, fragt zweimal nach, und am Ende verabschieden sich zwei Leute, die sich mögen. Drei Tage und zwei Gespräche später sitzen Sie vor Ihren Notizen und können die Kandidaten nicht mehr vergleichen, weil Sie bei jedem über etwas anderes gesprochen haben.

Das ist kein Mangel an Erfahrung, sondern ein Mangel an Vorbereitung, und der ist in einer halben Stunde behoben. Sie brauchen keinen Leitfaden mit vierzig Fragen und keine Schulung. Sie brauchen drei Aufgaben, eine Zeiteinteilung und zwei Entscheidungen, die Sie vorher treffen statt mitten im Gespräch.

Was ein Gespräch ohne Plan kostet

Keiner dieser Fehler fühlt sich im Gespräch wie ein Fehler an. Alle fünf merkt man erst beim Vergleichen oder in der Probezeit.

Was im Gespräch passiert	Was es Sie kostet
Sie reden zwei Drittel der Zeit	Sie haben den Bewerber nicht kennengelernt, sondern sich. Am Ende wissen Sie, dass er gut zuhören kann.
Das Gespräch folgt dem Lebenslauf von oben nach unten	Sie landen bei der Ausbildung von 2009 und haben für die Aufgaben, um die es wirklich geht, keine Zeit mehr.
Jedes Gespräch verläuft anders	Die Kandidaten sind nicht vergleichbar. Es gewinnt der, der zuletzt da war oder am besten erzählt.
Keine Notizen, nur Eindruck	Nach drei Terminen bleibt pro Person ein Wort übrig. „Sympathisch“ hat noch keine Stelle gut besetzt.
Seine Fragen kommen überraschend	Sie antworten aus dem Stand, und dann kommen die Floskeln. Genau an dieser Stelle verlieren kleine Betriebe die Guten.
Zum Schluss „wir melden uns“	Ohne Datum wirkt es wie eine höfliche Absage. Wer Auswahl hat, nimmt in der Zwischenzeit das andere Angebot.

Der Ablauf, der in 60 Minuten passt

Diese Einteilung hat sich bei mir über Jahre gehalten, in der Industrie wie im Handwerk. Sie können jeden Block kürzen, aber lassen Sie keinen weg.

• Fünf Minuten Rahmen. Begrüßen, Wasser hinstellen, in zwei Sätzen sagen, wie das Gespräch ablaufen wird und dass seine Fragen am Ende ausführlich Platz haben. Das nimmt Nervosität heraus, und Sie sehen danach den Menschen und nicht seine Anspannung.
• Zehn Minuten die Stelle. Worum es geht, in groben Zügen, nicht in allen Einzelheiten. Sonst liefern Sie die Antworten, die Sie später hören wollen, gleich mit.
• Fünfundzwanzig Minuten echte Situationen. Der Kern. Zu jeder der drei Aufgaben eine Frage nach einer Situation, die er wirklich erlebt hat, dazu zwei Nachfragen. Hier redet er, Sie schreiben.
• Zehn Minuten seine Fragen, und Ihr konkreter Teil. Was ihn interessiert, zeigt Ihnen oft mehr als alles davor. Und hier sagen Sie das Konkrete über den Betrieb, nicht am Anfang.
• Fünf Minuten Abschluss. Wie es weitergeht, wer sich bis wann meldet, und ob er noch irgendwo im Gespräch ist. Die letzte Frage ist unangenehm und spart Ihnen manchmal zwei Wochen.

Zur Zeiteinteilung gehört eine Zahl: Der Bewerber sollte etwa zwei Drittel der Zeit sprechen. Wer das einmal mitgestoppt hat, erschrickt. Welche Fragen in den Kernblock gehören, habe ich getrennt aufgeschrieben, ebenso, wie Sie aus einstudierten Antworten mit der Nachfrage-Leiter doch eine Situation holen und welche Fragen Arbeitgeber wirklich stellen sollten.

Was Sie vorher entscheiden, damit Sie nicht floskeln

Irgendwann in der zweiten Hälfte dreht sich das Gespräch, und der Bewerber prüft Sie. Wie ist es hier zu arbeiten? Was passiert, wenn mal etwas schiefgeht? Diese Antwort lässt sich nicht improvisieren, jedenfalls nicht gut. Aus dem Stand kommt, was alle sagen.

Deshalb lohnt sich vor dem Termin die Unterscheidung, die mir in dreißig Jahren am meisten geholfen hat: Es gibt Dinge, die obendrauf liegen, und Dinge, die eingebaut sind. Obendrauf ist der Obstkorb und der gute Kaffee, das hat jeder. Eingebaut ist, wie die Arbeit organisiert ist, und das hat jemand entschieden und eingeführt. Zwei Beispiele als Kostprobe:

• „Wir sind ein familiäres Team.“ Eingebaut heißt dasselbe so: Fällt jemand aus, gibt es Springer, die vorher benannt sind. Ihre freien Tage hängen also nicht an der Krankheit eines Kollegen. Das kann man nachprüfen, und es hält auch, wenn es eng wird.
• „Bei uns sind die Hierarchien flach.“ Eingebaut heißt dasselbe so: Jeden Donnerstag ist zwischen zehn und zwölf offene Sprechstunde bei der Geschäftsführung. Eintragen und direkt reden, ohne Umweg über drei Leute.

Die rechte Hälfte ist nie eine schönere Formulierung der linken, sondern eine andere Sache. Schreiben Sie sich vor dem Gespräch zwei oder drei solche Sätze auf einen Zettel, aus Ihrem Betrieb, mit Namen und Tagen darin. Mehr brauchen Sie nicht, und das ganze Thema steht im Leitfaden. Warum genau dieser Moment über die Guten entscheidet, steht im Beitrag Bewerber im Vorstellungsgespräch überzeugen.

Wer dabei sein sollte, und wer nicht

Zwei Personen auf Ihrer Seite sind genug: Sie und jemand, der die Arbeit fachlich kennt, oft der künftige Kollege. Legen Sie vorher fest, wer fragt und wer mitschreibt, und wechseln Sie das nicht mitten im Gespräch. Der, der mitschreibt, sieht mehr, weil er nicht gleichzeitig die nächste Frage sucht.

Mehr Leute helfen nicht. Fünf auf einer Seite des Tisches machen aus einem Gespräch eine Prüfung, und bei einer Prüfung bekommen Sie geübte Antworten statt echter. Wenn mehrere unbedingt mitreden wollen, nehmen Sie lieber zwei kurze Termine als einen großen. Und wenn die künftige Kollegin dabei ist, lassen Sie sie am Ende zehn Minuten allein mit dem Bewerber reden. Was in diesen zehn Minuten gefragt wird, erfahren Sie sonst nie, und was sie danach sagt, ist oft die beste Information des Tages. Wie Sie die Fragen des Bewerbers einordnen, habe ich in Bewerberfragen einordnen beschrieben.

Die zehn Minuten danach

Der wichtigste Teil der Vorbereitung ist ein Termin nach dem Termin. Blocken Sie zehn Minuten direkt hinter das Gespräch, bevor der Betrieb Sie wieder hat. Notieren Sie zu jeder der drei Aufgaben, was der Bewerber dazu konkret erzählt hat, und was offengeblieben ist. Nicht Ihr Gefühl, sondern die Situation, die er geschildert hat.

Das ist kein Papierkram, sondern der Unterschied zwischen einer Entscheidung und einem Bauchgefühl, das sich nach drei Gesprächen nicht mehr sortieren lässt. Und halten Sie den Rückmeldetermin ein, den Sie am Ende genannt haben, auch mit einer Zwischennachricht. Was es kostet, hier wochenlang still zu bleiben, steht im Beitrag darüber, warum Bewerber nach dem Vorstellungsgespräch absagen.

Häufige Fragen

Wie bereite ich mich als Arbeitgeber auf ein Vorstellungsgespräch vor? Mit einer halben Stunde reicht es. Schreiben Sie die drei Aufgaben auf, an denen die Stelle wirklich hängt, und zu jeder eine Frage nach einer echten Situation. Lesen Sie die Unterlagen vorher, nicht im Gespräch, und notieren Sie die zwei Stellen, die Sie klären wollen. Legen Sie fest, wer mit dabei ist und wer was fragt. Und entscheiden Sie vorher, was Sie über den Betrieb Konkretes sagen, wenn er Sie prüft.

Wie läuft ein Vorstellungsgespräch als Arbeitgeber ab? In 60 Minuten tragen fünf Blöcke: fünf Minuten Begrüßung und Rahmen, zehn Minuten die Stelle in groben Zügen, fünfundzwanzig Minuten Fragen nach echten Situationen, zehn Minuten seine Fragen und Ihr konkreter Teil über den Betrieb, fünf Minuten Abschluss mit einem nächsten Schritt und einem Datum. Reden sollte dabei überwiegend der Bewerber, nicht Sie.

Wie lange sollte ein Vorstellungsgespräch dauern? Eine Stunde ist für ein Erstgespräch meist richtig. Unter 30 Minuten erfahren Sie nichts, was über den Lebenslauf hinausgeht, und nach 90 Minuten erzählen beide Seiten nur noch, was gut klingt. Wichtiger als die Länge ist, dass die Zeit verteilt ist, bevor Sie hineingehen, sonst verbrauchen die ersten zwei Themen die ganze Stunde.

Wer sollte beim Vorstellungsgespräch dabei sein? Zwei Personen genügen, und zwar Sie und jemand, der die Arbeit fachlich kennt, oft die künftige Kollegin. Einer fragt, einer hört zu und schreibt mit, und das wird vorher abgesprochen. Fünf Leute auf einer Seite des Tisches machen aus einem Gespräch eine Prüfung, und dann sehen Sie den Menschen nicht mehr, sondern nur noch seine Nervosität.

Was mache ich direkt nach dem Vorstellungsgespräch? Nehmen Sie sich zehn Minuten, bevor der Tag weiterläuft. Notieren Sie zu jeder Aufgabe der Stelle, was der Bewerber dazu wirklich erzählt hat, und was offengeblieben ist. Nach drei Gesprächen erinnert sich niemand mehr an Details, und dann entscheidet der letzte Eindruck statt der beste Kandidat. Und melden Sie sich zum Termin, den Sie zugesagt haben, auch wenn Sie noch nicht entschieden haben.